안녕하세요, 게스트하우스에 빠진 남자 게빠남입니다. 추석연휴 잘 보내셨나요? 정신없이 긴 연휴가 흘러가 버렸습니다. 오늘은 게스트하우스 창업 시 반드시 고민하시게 되는 예약관리시스템인 PMS와 CMS가 게스트하우스에 얼마나 필요하고 유용한지에 대해 정리해 보도록 하겠습니다. 제가 예약관리시스템을 만드는 스타트업의 초기멤버였던 경험이 있고 제가 게스트하우스를 운영할 때도 늘 써왔기 때문에 누구보다 잘 알려드릴 수 있을 것 같습니다. ONDA, 마이얼로케이터 등 예약관리시스템을 도입하려고 고민하신다면 이 글을 꼭 먼저 읽어주시기 바랍니다.
게스트하우스에서 PMS와 CMS(채널매니저)의 필요성
1. 예약관리방법의 변화
불과 10년 전만 해도 대부분의 게스트하우스들은 프런트데스크 앞에 놓인 종이장부에 예약을 기록하고 관리하는데 익숙했습니다. 예약자의 이름, 연락처, 입실하는 날을 종이에 기록하고 관리했습니다. 종이장부가 없는 곳에서는 예약을 기록할 수 없다는 불편함이 있었고 훼손의 우려도 있어서 컴퓨터로 예약장부를 옮겨 엑셀이나 구글스프레드시트로 관리하는 추세로 바뀌었습니다. 구글스프레드시트는 실시간으로 예약내역을 입력하고 관리할 수 있어서 종이장부의 불편함을 조금은 개선했지만 점점 많아지는 판매채널을 한 번에 관리하기에는 부족했습니다. 예약이 하나 발생하면 다른 판매채널들에 접속해서 일일이 재고를 막아주어야 하는 번거로움이 있었습니다. 그래서 등장하게 된 것이 바로 예약관리시스템입니다. 클라우드방식이라 별도의 저장이 필요 없이 로그인만 하면 폰이나 컴퓨터 어디에서든지 예약을 입력하고 관리할 수 있어서 예약관리시스템은 빠르게 시장에 자리를 잡았습니다.
예약관리시스템은 어디에서나 예약을 입력하고 수정, 삭제 등 관리할 수 있고 다양한 판매채널을 연동해서 재고나 가격을 실시간으로 관리할 수 있습니다. 대표적인 국내 시스템은 ONDA인데 오랜 기간 무료로 이용이 가능했지만 몇 년 전부터 유료로 변경되고서는 오히려 시스템의 오류가 많아져서 이용자들에게 불만은 계속되고 있는 상황입니다.
2. PMS_실시간예약관리시스템
고령의 숙소 운영자가 아닌 이상 아직도 종이장부에 예약을 기록하고 관리하는 분은 없을 것이라고 생각합니다. 국내에는 ONDA와 AUTOPUS, 해외에는 마이얼로케이터 등으로 대표되는 예약관리시스템은 쉽게 말해서 PMS라고도 부릅니다. 예약은 우리가 컴퓨터 앞에 앉아 있을 때만 발생하는 것이 아닙니다. 우리가 화장실에 있거나, 친구를 만나거나, 잠이 들었을 때에도 24시간 언제든지 게스트하우스의 예약은 발생합니다. 컴퓨터보다 폰이 익숙한 요즘 세대와 운영자들에게는 실시간으로 예약을 입력하고 관리할 수 있는 클라우드방식의 실시간 예약관리시스템이 필수라고 할 수 있습니다. 실시간으로 들어온 예약을 제 때 입력하지 않으면 중복예약이 발생할 우려가 있습니다. PMS는 객실이 3개 이상만 되거나 하루에 예약이 5건 이상 꾸준히 발생하는 숙소라면 꼭 고려해 보는 것이 좋습니다.
3. CMS_채널매니저
위에서 언급드린 PMS를 이용하는 숙소들 중 대부분은 채널매니저라고 하는 CMS도 함께 이용합니다. CMS는 여러 군데에 판매 중인 채널들을 연동해서 손쉽게 관리하는 기능이라고 볼 수 있습니다. 예약이 발생하면 PMS에 알아서 입력되고 그로 인해 나머지 판매채널들의 재고는 자동으로 막히게 됩니다. 가격도 PMS에서 설정만 하면 모든 판매채널에 적용되기 때문에 숙소에서 가장 만족도가 높다고 할 수 있습니다. 채널매니저는 중복예약도 방지할 수 있고 재고관리, 예약관리에 소모되는 리소스를 획기적으로 줄일 수 있습니다. 게스트하우스를 운영할 때 보통 4-5개 이상의 판매채널에 숙소를 등재하고 판매하는 경우가 많습니다. 손쉽게 판매채널의 내 숙소계정과 채널매니저를 연결하여 사용하시면 됩니다.
4. 예약관리시스템의 금액
아쉽게도 현재 무료로 이용할 수 있는 예약관리시스템은 국내, 국외를 불문하고 없습니다. 모두 월 사용료를 지불하고 이용해야 합니다. 객실 20개 정도의 게스트하우스를 기준으로 봤을 때 평균 10~15만 원 정도의 월 비용이 발생합니다. 대부분의 예약관리시스템 이용료가 비슷하기 때문에 가격으로 여러 시스템을 고려하는 것은 큰 의미가 없을 정도입니다.
5. 예약관리시스템을 쓸 때 주의할 점
선택이 아닌 필수로 여겨지는 게스트하우스에서의 예약관리시스템은 서비스마다 연동하고 있는 판매채널이 다를 수 있습니다. 여러분이 숙소에 예약관리시스템을 도입하기 전에 여러분의 판매채널을 모두 연동하고 있는 서비스인지, 얼마나 많은 게스트하우스들이 쓰고 있는지, A/S는 실시간으로 가능한지 등을 확인해 보시는 것이 좋습니다. 그 밖에 여러분이 예약관리시스템을 도입할 때 주의할 점을 몇 가지 정리해 보겠습니다.
(1) 이전에 들어온 예약을 수기로 옮겨야 합니다
예약관리시스템을 숙소에 적용하려면 창업할 때에 맞춰서 도입하는 것이 가장 좋습니다. 숙소를 운영하는 도중에 예약관리시스템을 도입하거나 교체한다면 이전에 들어와 있던 예약들을 하나하나 서비스에 입력하셔야 합니다. 여러분이 쓰시는 대부분의 예약관리시스템들은 이전 예약을 손쉽게 시스템에 입혀주지 않습니다. 추후 예약건이 많을수록 예약을 서비스에 입력하는데 최대 하루정도 걸릴 수 있기 때문에 최대한 숙소를 창업할 때 맞춰서 하시는 것이 좋습니다.
(2) 숙소의 모든 직원들이 다룰 수 있어야 합니다
예약관리시스템은 숙소에서 예약과 프런트데스크에서 근무하는 모든 직원들이 필수로 다룰 수 있어야 합니다. 큰 어려움이 있는 것은 아니지만 예약 생성하고 삭제하는 법, 예약을 조회하는 법, 재고를 조정하고 가격을 송출하는 법 등 예약관리시스템의 기능들 대부분을 숙지하고 있는 것이 중요합니다.
(3) 예약관리시스템마다 연동채널이 다릅니다
예약관리시스템마다 연동하는 채널들이 다를 수 있습니다. 외국의 예약관리시스템은 야놀자, 네이버, 여기어때 등 국내채널들은 연동을 하지 않는 경우가 대부분이고, 국내 예약관리시스템도 안 되는 채널이 있거나 해외채널 또는 국내채널만 연동하는 경우가 있습니다. 여러분의 숙소에서 판매 중인 판매채널을 연동하고 있는지 확인하시는 작업이 중요합니다.
(4) 오버부킹을 줄여주는 것일 뿐 오버부킹을 정말 차단하지는 못합니다.
예약관리시스템은 오버부킹을 획기적으로 줄여주는 것은 확실합니다. 하지만 예약관리시스템이란 1~2분, 길게는 5~10분마다 업데이트를 진행하는 방식이기 때문에 오버부킹이 아예 없는 것은 아닙니다. 아주 간혹, 일 년에 1-2번이라도 오버부킹이 발생할 수는 있습니다. 1%라도 오버부킹의 가능성은 있기 때문에 평소 판매채널들에도 접속하여 혹시나 누락된 예약건은 없는지 확인하는 습관을 가지시는 것도 좋습니다.
6. 이런 숙소는 예약관리시스템을 쓰는 것이 좋습니다
- 숙소의 판매채널이 2개 초과인 경우
- 숙소의 객실 수가 5개 이상인 경우
- 하루에 발생하는 예약건수가 10건 이상인 경우
여러분의 게스트하우스가 여행객이 많은 도심지나 유명 관광지에 위치하고 있거나, 위에 제가 기입한 3가지 조건 중에 한 가지라도 해당이 된다면 구글스프레드시트나 엑셀, 종이장부 보다는 실시간 예약관리시스템을 쓰시는 것이 유리합니다. 숙소에서 가장 중요한 부분이라고 할 수 있는 것이 예약관리이기 때문에 여기에 들어가는 리소스를 줄일 수 있어야 합니다.
다음 편에서는 국내에서 이용할 수 있는 대표적인 PMS+CMS인 ONDA와 그 대안에 대해 이야기하겠습니다. 많은 분들이 ONDA가 최선인지, 추천해 줄 만한 다른 예약관리시스템은 없는지 궁금해하시고 문의를 주시곤 합니다. 제가 그 부분에 대해서 정리하는 시간도 가져보도록 하겠습니다. 게스트하우스 창업을 준비하는 분들에게 오늘도 많은 도움이 되셨기를 바랍니다. 감사합니다.
